Home  › Sviluppo e innovazione

La semplificazione deve integrare gestione documentale e procedimenti amministrativi

di Alessandra Foschetti

Le innovazioni normative intervenute negli ultimi tre anni nel “sistema pubblica amministrazione” hanno delineato un quadro di riferimento nell’ambito del quale la semplificazione dell’attività amministrativa assume un ruolo di particolare importanza.
Le regole tecniche di attuazione del Cad hanno ridefinito i confini della gestione documentale all’interno della quale gli enti locali devono inserire il governo del complesso dei procedimenti amministrativi di loro competenza. Gli adempimenti richiamati dalla legge 6 novembre 2012 n. 190, recante “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione” e l’attuazione delle misure per garantire la trasparenza dell’attività amministrativa (contenute nel Dlgs 14 marzo 2013, n. 33), hanno richiesto da parte degli enti pubblici una più approfondita analisi, allo scopo di semplificare i processi amministrativi coinvolti dalla normativa.

Gestione documentale e monitoraggio dei procedimenti amministrativi
Gli interventi di snellimento e di miglioramento dell’azione amministrativa hanno ricadute sostanziali sulle modalità di adempimento di queste disposizioni: in questo senso la semplificazione amministrativa è un metodo di straordinaria efficacia per creare presupposti operativi che consentano agli enti locali l’eliminazione di aggravamenti e appesantimenti operativi. Per semplificare si deve avere coscienza di processi, ruoli, azioni amministrativamente sostenibili: chiavi di lettura che devono inserirsi nell’ente come metodo “ordinario” di trattazione delle pratiche, da rendere comune a tutti coloro che entrano in rapporto con l’ente locale e la pubblica amministrazione. L’attenzione deve quindi essere posta sulla sostanziale integrazione del sistema di gestione documentale dell’ente con i sistemi di monitoraggio e censimento dei procedimenti amministrativi e con quelli che agli stessi risultano strettamente connessi o strumentali, in modo da rivedere anche il numero e i processi sottesi alle fasi procedimentali.
L’argomento, tra l’altro, non è nuovo: già Agid nel settembre scorso ha reso disponibile al riuso un modello di riferimento di un Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi della pubblica amministrazione e della rete dei poli conservativi (Sgpa), dichiarando l’importanza di “contribuire alla realizzazione di un sistema cooperativo che renda interoperabili i flussi documentali tra tutte le amministrazioni e riconduca ad unitarietà la gestione dei dati, degli eventi e dei documenti informatici non strutturati”.

Servono regole certe e norme adeguate
Fondamentale in tale percorso interno, ancora prima dell’adozione di strumenti informatici o di gestione documentale, è dotarsi di regole certe e condivise, partendo da interventi mirati per:
- una regolazione omogenea dei procedimenti dello stesso tipo che si svolgono in unità organizzative differenti;
-  l’uniformità dei tempi di conclusione previsti per procedimenti tra loro analoghi, sganciandoli dalle complessità organizzative interne;
-  l’individuazione di chiare responsabilità e procedure di verifica e controllo;
- la soppressione di adempimenti procedurali che risultino non più rispondenti alle finalità e agli obiettivi definiti dalla legislazione di settore o che nel tempo si siano rivelati superflui o ridondanti rispetto alle finalità;
- l’individuazione di nuovi procedimenti (e procedure) rispondenti alle nuove tipologie di bisogni emerse nel tempo e già formalizzate in procedure/prassi amministrative;
-  l’adeguamento delle tecnologie informatiche alle procedure, descritte per l’ente all’interno del Manuale di gestione documentale;
-  la regolazione, ove possibile, di tutti gli aspetti organizzativi e di tutte le fasi del procedimento nelle unità responsabili.
L’occasione di semplificazione amministrativa è propizia anche per portare a compimento il processo di adeguamento alla normativa (che abbiamo visto presentare ancora lacune in molti enti) e recuperare quelle informazioni che consentono un opportuno nesso logico tra fascicolo e procedimento.

Osservazioni finali
Un sistema cui le regole di semplificazione amministrativa sono applicate in maniera chiara e omogenea, reingegnerizzando i procedimenti amministrativi secondo delle regole certe ed espresse, consentirà all’ente di adempiere tutte le successive disposizioni in materia di ricezione delle istanze on line (form), accesso ai dati e interoperabilità tra le PA, nonché di adeguarsi ai cambiamenti in corso di approvazione nella riforma della PA (legge Madia) che annunciano una pubblica amministrazione più semplice e rapida nel rispondere ai bisogni dei cittadini.


© RIPRODUZIONE RISERVATA