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Conservazione digitale degli atti, arrivano le linee guida Agid

di Daniela Casciola

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L Esclusivo per Quotidiano Enti Locali & PA

Sono state aperte ai contributi di tutti, come documento dinamico e in fase di sviluppo, le linee guida sulla conservazione elettronica degli atti della Pa, presentate la scorsa settimana a Roma nel primo incontro del Forum organizzato dall'Agenzia per l'Italia Digitale.
Il documento sui cui l'Agid sta raccogliendo sul proprio sito istituzionale osservazioni e commenti - che possono essere inviati tramite la casella di posta elettronica forum_conservatori@agid.gov.it - evidenziano l'obbligo per le pubbliche amministrazioni di produrre su supporti informatici i propri documenti. L'articolo 40 del Cad (Codice dell'amministrazione digitale) impone, infatti, agli enti di formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici. Solo in forma elettronica il documento informatico può essere formato, acquisito, trasmesso e, infine, conservato.

L'intero ciclo di vita dei documenti informatici
Le linee guida si soffermano a delineare l'intero ciclo di vita dei documenti informatici, che si struttura attraverso la loro formazione, gestione e, infine, conservazione, chiarendo così i diversi processi di sottoscrizione digitale, validazione temporale, generazione di copie, duplicati ed estratti, sino alla creazione dei fascicoli informatici e della loro archiviazione.
La gestione del ciclo di vita di un documento informatico, affinché possa essere efficiente e sicura, deve essere necessariamente presidiata da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita di un documento informatico. Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta inoltre la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica ed archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici.

Il rapporto tra cittadini e Pa
Il manuale di gestione offerto dalle linee guida assume importanza non solo per le indicazioni in esso contenute, tipicamente rivolte agli operatori interni all'ente impegnati nella produzione dei documenti informatici, ma anche perché, in quanto documento pubblico, consente di rendere edotti i terzi (cittadini, imprese, professionisti, eccetera), su quali formati possono – e devono – essere utilizzati nella produzione dei documenti da destinare alla pubblica amministrazione. In questo modo, l'ente destinatario ricevendo solo documenti prodotti con «formati ammessi», non si vedrà costretto ad intraprendere complesse operazioni di conversione dei documenti ricevuti (e prodotti) in formati considerati inidonei alla loro conservazione a lungo termine.


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