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Archivi, è reato trasferirli senza autorizzazione o distruggerli

di Pino Terracciano (*) - Rubrica a cura di Anutel

L'archivio è un insieme di atti, scritture, documenti, originati e custoditi da una pubblica amministrazione. La vita di un archivio si articola in tre fasi: archivio corrente (quello in uso), archivio di deposito (quello relativo a pratiche oramai concluse e conservate per l'utilizzo in caso di necessità) e archivio storico quello che si forma quando dopo circa 30 anni viene effettuata una cernita dei documenti negli archivi di deposito, in genere per prevalente interesse storico-culturale ma anche per la natura certificativa di taluni documenti rimasti significativi (confini, titoli di proprietà eccetera).
In genere negli enti locali, per motivi pratici, gli archivi molto spesso anziché essere affidati "alle cure" di un unico ufficio competente per materia, vengono trattenuti e conservati con inadeguate conoscenze tecniche direttamente dai singoli responsabili degli uffici nei quali sono trattati.

Le tutele
Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici sono oggetto di particolare tutela in quanto considerati dalla legge beni culturali fin dall'origine (articolo 10, comma 2-b del Dlgs 42/2004). A tutela degli archivi vi sono alcuni enti preposti alla vigilanza, per esempio per gli archivi statali vi provvede l'Archivio di Stato sede provinciale mentre per gli archivi di enti pubblici non statali (Comuni, Province e Regioni) vi provvede la Soprintendenza archivistica regionale che è un ufficio periferico del ministero per i Beni e le Attività culturali.
Molti dirigenti comunali ignorano che la distruzione non autorizzata di documenti dell'archivio è punita con l'arresto da sei mesi a un anno e con l'ammenda da euro 775 ad euro 38.734,50 (articolo 169, comma 1-a, Dlgs 42/2004). Per effettuare lo scarto dei documenti occorre sempre l'autorizzazione del ministero per i Beni e le Attività culturali, ai sensi dell'articolo 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (Dlgs 22 gennaio 2004 n. 42).
Analogamente serve l'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per eventuali trasferimenti parziali o totali degli archivi di deposito o storici tra sedi dello stesso ente e per trasferimenti di complessi organici di documentazione ad altre persone giuridiche (articolo 21, comma 1-e, Dlgs 42/2004).
L'Archivio pubblico assume quindi una rilevanza centrale non solo alla luce dei principi costituzionali del buon andamento e dell'imparzialità dell'amministrazione (articolo 97, comma 1, Costituzionale), ma anche per l'economicità, l'efficacia e la trasparenza dell'azione, condotta nel rispetto delle regole. L'articolo 68 del Dpr 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti».

Ordine e conservazione
L'adozione del Piano di conservazione non esime le amministrazioni dagli adempimenti relativi alla procedura di scarto, la quale si sostanzia in un provvedimento formale dell'amministrazione (deliberazione della Giunta o determinazione dirigenziale) e nella acquisizione dell'autorizzazione da parte degli organi periferici del citato ministero, vale a dire le Soprintendenze archivistiche competenti per territorio.
L'ente pubblico ha l'obbligo di ordinare il proprio archivio (articolo 30, comma 4, Dlgs 42/2004). Il significato di "ordinare" comprende due aspetti: obbligo a predisporre mezzi e procedure perché l'archivio corrente nasca ordinato, ed obbligo di riordinare l'archivio già esistente ove si trovi in stato di disordine.
L'archivio deve essere ordinato (articolo 30, comma 4, Dlgs 42/2004), conservato correttamente in sicurezza (articolo 30, comma 1, Dlgs cit.), senza danni (articolo 20, comma 1, Dlgs cit.), rispettandone l'integrità (articolo 20, comma 2, Dlgs cit.) e l'organicità (articolo 30, comma 4, Dlgs cit.), curato con idonea manutenzione (articolo 29, comma 3, Dlgs cit.), restaurato se necessario (articolo 29, comma 4, Dlgs cit.) e non adibito ad usi incompatibili con il suo carattere (articolo 20, comma 1, Dlgs cit.). La violazione degli obblighi di cui sopra è punita con la nullità degli atti giuridici (articolo 164, comma 1, Dlgs 42/2004), con l'arresto da sei mesi a un anno e con l'ammenda da euro 775 a euro 38.734,50 (articolo 169, comma 1, Dlgs 42/2004). Secondo il Piano di Conservazione elaborato dalla Direzione Generale degli archivi i documenti si distinguono anche per i tempi di mantenimento, le cui tabelle descrittive variano da periodi temporali permanenti e di durata pari ad anni 30, 10, 5, 1 a secondo del tipo di atto da conservare.


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