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Ufficio entrate del Comune, gestione a 360 gradi di tributi e altro

di Alessandro Merciari (*) - Rubrica a cura di Anutel

Per le pubbliche amministrazioni riservare un'attenzione particolare alla gestione delle proprie entrate è oggi politica necessaria. Riuscire a organizzare in un unico centro di responsabilità, la gestione e la riscossione dei propri tributi e degli altri proventi comunali è un operazione possibile che può generare grandi effetti positivi per l'ente, chiamato sempre di più a soddisfare in proprio ai crescenti fabbisogni finanziari.
La creazione di un ufficio che sia in grado di gestire tutte le entrate di un Comune, con un'unica complessa organizzazione altamente specializzata e dotata di strumenti informatici innovativi, è la risposta a questa nuova esigenza.

I vantaggi
Una gestione totalmente autonoma e integrata, in grado di lavorare su una unica banca dati. Un patrimonio informativo che consenta di avere sempre informazioni condivise, senza duplicazioni. Una gestione mirata a semplificare i processi e le attività, rendendo disponibili informazioni sempre aggiornate e accessibili, permettendo facili incroci di dati per generare sempre nuovi e interessanti controlli. Il tutto partendo dalla centralità del contribuente, la cui posizione potrà quindi essere gestita in modo univoco e trasversale a tutte le entrate.
Con la creazione dell'Ufficio Entrate si deve conseguire l'obiettivo di una interazione trasversale tra le diverse entrate, ma anche quella di una gestione integrale di tutte le fasi che compongono la vita di ciascuna entrata, tributaria o patrimoniale che sia. Gestire a 360 gradi significa occuparsi di tutto quello che riguarda l'entrata, dal rapporto con il cittadino, alla fase di riscossione volontaria, passando dall'attività di liquidazione a quella di accertamento, fino alla fase di riscossione coattiva dei crediti maturati e alla gestione del contenzioso. Quando l'entrata è gestita dallo stesso ufficio per tutte le diverse fasi, si ottengono risultati superiori, sia per la qualità e il governo del lavoro, sia per la quantità di risorse che si creano a beneficio del Comune.

Gli step necessari
Quali sono gli investimenti e le procedure da attuare per realizzare il progetto dell'Ufficio Entrate? Occorre prioritariamente investire sui sistemi informativi, dotando il personale dell'ufficio di strumenti in grado di gestire, per ciascun contribuente, tutte le entrate comunali e nel contempo capace di legare ogni passaggio dell'attività, semplificando le procedure a carico dell'operatore, rendendole facilmente fruibili da chi è chiamato a mantenere il sistema sempre aggiornato e preciso.
È un percorso complesso ma vincente, che passa attraverso la dematerializzazione dei documenti già esistenti che andranno così a popolare i fascicoli digitali di ogni contribuente, per poi passare a fasi di lavorazioni automatizzate che consentiranno di gestire tutte le informazioni in modo semplice e senza aggravio di operatività manuale, quali dispersivi caricamenti dati. L'ufficio avrà la possibilità in autonomia di creare, stampare e postalizzare atti e comunicazioni direttamente dal software, con facilità e con controllo dei flussi in uscita, gestendo in automatico anche le relative informazioni in entrata, con la acquisizioni delle notifiche e dei pagamenti che saranno riconciliati automaticamente nel gestionale sia come dato alfanumerico che come immagini.

Che cosa si può fare
I Comuni che hanno avviato questo processo di cambiamento, beneficiando di questi automatismi, possono già oggi produrre Avvisi di Accertamento per tributi anno d'imposta 2015 non versati entro le normali scadenze, possono emettere ingiunzioni fiscali per verbali di Polizia Municipale elevati nel 2015 eccetera. Ridurre drasticamente i tempi per espletare e avviare le procedure di controllo finalizzate al recupero dell'evasione, è fondamentale per ottenere livelli di riscossione alti. È evidente che cercare un contribuente moroso a distanza di qualche mese dall'evento contestato è molto diverso dal cercarlo a distanza di 5 anni, intervallo di tempo che molti Comuni lasciano purtroppo trascorrere prima di riuscire ad inviare gli atti ai propri cittadini, proprio a causa della frammentazione delle attività e dei processi ancora manuali lasciati in capo al personale dipendente.
La costituzione di un Ufficio Entrate organizzato, garantisce ancora molti altri vantaggi, come quello di realizzare importanti riduzioni di costo nella riscossione coattiva grazie ad azioni di recupero univoche per soggetto debitore e non frammentate per ciascuna entrata. Con questa organizzazione si possono ridurre drasticamente i costi di spedizione e notifiche, e si riesce a fornire al cittadino un vero unico servizio dedicato.
In definitiva, lo sforzo di costituire un Ufficio Entrate del Comune che accentri tutte le attività di gestione delle risorse, permetterà alle Amministrazioni Comunali di garantirsi per il futuro elevati livelli di riscossione, elevata qualità del lavoro ed equità nei confronti di tutti i cittadini.

(*) Docente Anutel


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