Accesso agli atti, per la copia semplice la Pa può chiedere solo costi di riproduzione e diritti di segreteria

Se nell'istanza ostensiva degli atti il cittadino dichiara di voler produrre in giudizio le copie dei medesimi, ma poi, nella fase esecutiva dell'accesso manifesta la propria volontà di estrarre copia solo informale, il diniego di accesso oppostogli dalla Pubblica amministrazione è illegittimo. L'Ente pubblico, infatti , non può negare il diritto d'accesso così come sopra configurato, motivandolo con il mancato, sebbene dovuto, pagamento preventivo dell'imposta di bollo: tale imposta è dovuta solo se l'istante richiede copie conformi e non copie semplici.
Lo ha deciso il Tribunale amministrativo regionale per la Campania – Salerno, sezione I, con la sentenza n.1010 del 1° giugno 2017.

I costi del diritto di accesso
L'articolo 25 comma 1 della legge 7 agosto 1990 n. 241 prevede che “il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L'esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura”.
L'articolo 7 comma 6 del decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006 n.184 dispone a propria volta che “in ogni caso, la copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento degli importi dovuti ai sensi dell'articolo 25 della legge secondo le modalità determinate dalle singole amministrazioni. Su richiesta dell'interessato, le copie possono essere autenticate”.

La giurisprudenza su costi di riproduzione e bollo
La giurisprudenza da tempo si è consolidata nel senso di stabilire che:
• è legittima la richiesta del deposito in via preventiva di una somma per i costi di riproduzione, trattandosi non di una determinazione lesiva del diritto dell'interessato alla cognizione e disponibilità dei documenti, ma di una misura a garanzia degli oneri che l'Amministrazione deve sostenere e della serietà dell'istanza (Tar Lazio - Roma, sentenza n.633 del 9 aprile 1997);
• è legittima la pretesa dell'Amministrazione comunale volta ad ottenere, con disposizione di carattere generale, non solo il rimborso dei costi di fotoriproduzione, ma anche delle spese sostenute per la ricerca degli atti e l'evasione della pratica, posto che l'articolo 25 della legge n. 241 del 1990 assoggetta il rilascio di copia degli atti amministrativi al rimborso del costo di riproduzione ed al pagamento dei diritti di ricerca e visura (Consiglio di Stato, sezione V, sentenza n.1709 del 25 ottobre 1999);
• l'Amministrazione non può imporre diritti svincolati dai criteri di ragionevolezza e proporzionalità; ne consegue, da un lato, che, in caso di ordinarie ricerche di atti chiaramente indicati o agevolmente individuabili l'importo che può essere applicato deve essere modesto, anche per non trasformare l'onere economico in un ostacolo all'esercizio del diritto di accesso o in una misura deterrente, dall'altro, che non è possibile duplicare i diritti attraverso la voce delle spese. Su questo punto la norma è chiara nel consentire soltanto il recupero delle spese di riproduzione, normalmente le fotocopie (Tar Lombardia - Brescia, sentenza n.643 del 16 giugno 2008);
• la salvezza delle vigenti disposizioni in materia di bollo deve ritenersi, per logica, inteso nel senso che l'imposta in questione sia dovuta solo nel caso in cui l'istante invochi il rilascio di copia autentica e non di copia informale: come tale, assoggettata ai soli costi di riproduzione, oltreché agli eventuali diritti di ricerca e di visura (Tar Campania - Salerno, sentenza n.1647 dell'11 ottobre 2011).
La stessa Agenzia delle entrate ritiene che non è soggetta all'imposta di bollo l'istanza di accesso ai documenti amministrativi, non solo quand'essa è finalizzata all'esame degli atti, ma anche nel caso in cui il soggetto che vi abbia interesse chiede copia semplice dei documenti amministrativi (circolare Agenzia delle entrate n.29 del 1° giugno 2005).

La sentenza
Con la sentenza in rassegna il Collegio ha confermato l'impostazione sopra enucleata ed ha perciò accolto il ricorso dichiarando “l'obbligo dell'Amministrazione di consentire l'accesso agli atti, anche mediante estrazione di copia semplice, previo pagamento da parte dell'istante dei soli costi di riproduzione e degli eventuali diritti di segreteria”.
Questo perché l'Amministrazione intimata:
• “non poteva non tener conto, nella fase esecutiva dell'accesso, della volontà della parte di estrarne copia solo informale ”;
• “né comunque imporre una modalità del diritto di accesso, con i relativi più onerosi costi, semplicemente desumendola dalla finalità dichiarata dell'accesso, anche in considerazione del fatto che l'utilizzo in giudizio è solo eventuale, essendo l'accesso funzionale anche a valutare l'opportunità dell'azione giudiziale”.